Onboarding: en lyckad introduktion.

Varmt välkommen Johan Peter Niklas Robin Patrik

Onboarding till anställda: få den nyanställda att känna sig välkommen, uppskattad och väl förbered för att lyckas i sin roll. I checklistan hittar du många praktiska tips som du kan implementera direkt i ditt företag.

Kostnadsfri designskiss & förslag

Onboarding - Så skapar du ett framgångsrikt välkomnande

Beräknad lästid: 9 minuter

Onboarding checklista – så lyckas du

Det första intrycket av ditt företag kan ha en bestående inverkan på en anställds engagemang för företaget. Ditt företags onboardingprocess är din chans att göra ett bra första intryck på en ny medarbetare. Målet med denna process är att få den nyanställde att känna sig välkommen, uppskattad och beredd för att kunna lyckas i sin nya roll. Föreställ dig att kunna leverera en känsla som när man får den iPhone du har längtat efter. När du öppnar förpackningen för första gången sprider sig en magisk känsla. Tänk dig att kunna förmedla en sådan känsla om ditt företag och den nyanställdes roll.

En dålig onboardingprocess kan få många dåliga konsekvenser, inte bara på grund av en högre personalomsättning, det kan också göra att nyanställningar misslyckas, presterar sämre och kan även förändra den anställdes uppfattning om ditt företag. Detta kan resultera i högre kostnader och personalomsättning.

I genomsnitt beslutar 90 % av alla anställda att stanna eller lämna företaget inom de första 6 månaderna av sin anställning. Därför är det extra viktigt att visa att du verkligen bryr dig så tidigt som möjligt. Endast 12 % av anställda anser att företaget har haft en bra onboarding. Källa: Gleerup

Granska rekryteringsprocessen innan ni påbörjar onboardingen

Innan du börjar skapa eller förbättra din onboarding bör din anställningsprocess ge de anställda en tydlig förståelse för vad och vem ditt företag vill ha i rollen, samt vem du är som företag – ditt uppdrag, värderingar, kultur och människor.

Ge potentiella anställda ett uppdrag eller test så att du kan se hur de presterar och de kan se hur du förväntar dig att de ska prestera.
Var transparent om företagets policyer som djupt påverkar anställda, inklusive schemaläggningspolicyer, distansarbete och semesterpolicyer.
Var öppen med företagets policyer som påverkar anställda, inklusive schemaläggning, förutsättningar för distansarbete och vad som gäller för semester.

1. Boosta din onboarding med ett personligt välkomstpaket

Skapa en personlig upplevelse med ett välkomstpaket. Fyll boxen med tryckta reklamprodukter med ert företags logga på och personalisera boxen med varje anställds namn. Endast er kreativitet sätter gränserna.

2. Ge en rundvisning av byggnaden, praktiska utrymmen m.m.

Ett av de första stegen är att göra den nya medarbetaren bekväm på sin arbetsplats.

Gå en rundvandring genom kontoret och visa upp avdelningarna, köket, allmänna ytor och ge den nya medarbetaren att chans ställa frågor och presentera den för alla som passerar
Visa din nya medarbetare vad den kommer att arbeta och vilka program, tjänster och utrustning som finns tillgängliga
Visa eventuella praktiska utrymmen (garaget, parkeringsplats, hiss m.m.)

3. Förbered era anställda och den nya medarbetarens arbetsplats

Förbered den nya medarbetarens arbetsplats så att han eller hon har ett “hem” som är redo första arbetsdagen. Se till så att den har alla verktyg som behövs för att kunna genomföra sitt arbete. Se till så att datorn är färdigkonfigurerad, e-posten är uppsatt och telefonnumret fungerar samt att nödvändiga kontorsmaterial finns på plats. Detta ger bästa möjliga förutsättningar för att den nya medarbetaren ska känna sig uppskattad och trygg i sin roll.

Meddela alla anställda om den nya medarbetarens roll, vilken erfarenhet han eller hon har samt vad den personen kommer att göra på företaget. Uppmuntra gärna de övriga anställda att välkomna den nyanställde, antingen via e-post eller personligen. Små saker kan göra stor skillnad så att den nya medarbetaren ska känna sig välkommen på arbetsplatsen.

Under onboardingens första vecka vill anställda ha: Bra träning på jobbet (76%), Genomgång av företagets policies (73%), Administrativa rutiner och uppsättning av arbetsplats (59%), Få en “arbetskompis” eller mentor (56%). Källa: BambooHR

Dela information och dokument som är relevanta för den nya medarbetarens roll, inklusive information om de specifika uppgifter som kandidaten kan utföra när han eller hon officiellt börjar.

4. Ge tillgång till alla nödvändiga program och kontaktuppgifter till medarbetare

Förutom att förbereda arbetsplatsen, se till att den nya medarbetaren har tillgång till alla nödvändiga program, tjänster och filer redan innan den första arbetsdagen. Detta är väldigt viktigt för den nya medarbetarens uppfattning om företaget och möjliggör att den anställde kan bli produktiv redan första dagen.

Avsätt tid för den nyanställde att träffa nyckelpersoner och avdelningar första dagen. Även om den kanske inte kommer ihåg allas namn, ger det en god uppfattning om var de ska vända sig för att få det den behöver. Dessa introduktioner hjälper den också att förstå hur ditt företag fungerar och vad dess helhetsroll är.

E-postadress och telefonnummer tillsammans med inloggningsuppgifter för ditt företags olika verktyg och tjänster
Länkar till olika tjänster (t.ex. intranät, projekttjänster som Trello, Monday m.m.)
Information (helst bilder eller videor) som lyfter fram ditt företag och era värderingar.

5. Ha en utbildningsplan klar och sätt tydliga mål

Under den nyanställdes första vecka bör ni fokusera på utbildning. Även om den anställde har haft liknande arbetsuppgifter någon annanstans så finns det garanterat skillnader mellan ert företag och en konkurrent. Att skapa en utbildningsplan är en viktig del för att den nya medarbetare ska kunna implementeras i organisationen. Din utbildning bör täcka företagets policies, processer, procedurer och förväntningar. Att tilldela en mentor från en relevant avdelning kan också hjälpa den att komma till rätta i sitt jobb genom att ge den någon som kan svara på dess frågor samt någon som kan kolla igenom arbete som den nya medarbetaren är osäker på.

Nästan alla människor vill se framåt. Vi vill planera och förutse vad som ska hända och vad kan komma att hända. Om du kan få din nya medarbetare att bli entusiastisk över sin framtida roll i ditt företag, kommer du att kunna skapa maximala förutsättningar för att få motiverade och lojala medarbetare under lång tid. För att göra detta möjligt måste du investera tid och resurser i dina medarbetare.

Återkoppla till din nya medarbetare med feedback samt svara på hans eller hennes funderingar.

5.1 Sätt upp mål och delmål under onboardingen

När du sätter upp din onbordingprocess är det viktigt att sätta upp tydliga mål så att den nya medarbetaren vet var den ska fokusera. Här är några viktiga mål att tänka på under introduktionsprocessen:

Ge din nya medarbetare en checklista med uppgifter och mål för den första veckan (ännu bättre; skapa mål för hela månaden)
Visa och förklara vilka program och tjänster den nya medarbetaren förväntar sig använda för att klara av sina uppgifter. Hitta några uppgifter/mål per program som han eller hon ska lära sig.

6. Bygg starkare relationer med aktiviteter och luncher

Att ta spontana luncher med nya medarbetare förbises ofta. De ger dig en chans att förstå hur de mår, om det finns något de behöver, som du kanske inte hade fått reda på annars. Här kan du passa på och ta reda på vad de gillar mindre och gillar mer om företaget. De första veckorna har störst inverkan på en nyanställds uppfattning om ditt företag – positiv eller negativ – och sätter tonen för deras långsiktiga relation med ditt företag. Ett viktigt steg i onboardingen!

Boka luncher med den nyanställdes närmaste team. Försök hålla lunchen personlig snarare än jobbprat.
Erbjud den nyanställde fika/kaffemöten (virtuella eller fysiska) med relevanta personer i företaget.
Ge den nyanställda ett onboarding-kit fullt av märkesvaror, som kläder och kontorsmaterial, anpassade med ditt företags logotyp.

7. Följ upp din nya medarbetares framsteg

Uppföljning och feedback är en av de viktigaste delarna i en onboarding. Boka in flera uppföljningssamtal för att se hur allting går till. Här kan du passa på att fråga vad de tyckte var bra och mindre bra i onboardingprocessen. Denna feedback kan vara så gott som ovärderlig i jakten på en optimal onboarding. En framgångsrik onboarding ska återspeglas i den tid och engagemang som har lagts ned på den av företaget. Tips på uppföljningsfrågor inom första månaden:

Känner du dig välkommen?
Vad tycker du om arbetsmiljön?
Har alla dina frågor besvarats hittills?
Har du tillgång till allt du behöver?
Har vi uppfyllt dina förväntningar under den första månaden?
Vet du var du ska vända dig vid frågor eller önskemål?
Känner du dig säker i våra program och tjänster?
Vad tyckte du om vår onboardingprocess?

8. Följ upp företagets onboarding internt

När du har definierat dina onboarding-mål kan du använda statistik för att spåra onboardingframgången. Exempel på sätt att mäta onboardingen:

Skicka nöjdhetsundersökningar till era nya medarbetare efter en månad, tre månader och sex månader för att se om onboardingen lyckas.
Målet med varje onboarding är att få de nya medarbetarna att komma igång så snabbt som möjligt. Be era nya medarbetare och deras chefer att betygsätta hur lång tid det tog för den nyanställda att komma in i sin arbetsroll.
Mät personalomsättningen efter onboarding – med denna informationen kan ni se om det är onboardingprocessen som är en drivande faktor i personalomsättningen eller om det är en del av framgången i att behålla motiverade anställda.

Vanliga frågor om onboarding

Med digital onboarding tillhandahålls ofta videogenomgångar, interaktiva utbildningar och mjukvara som finns tillgängliga för den anställda i ett centraliserat system. Digital onboarding möjliggör att den nya medarbetaren kan vara självlärande till stor del tack vare tillgängligheten. Med tanke på att allting sker digital sparar ni även pengar på utskrifts- och utbildningskostnader. Digital onboarding är en effektiv process för både remote- och kontorsplatser.

Traditionell onboarding (instruktörsledd, fysisk) förväntar sig att de nya medarbetarna ska lära sig i instruktörens takt. Sker oftast på en fysisk plats (kontor, utbildningslokal) och lämpar sig dåligt för hybrid/distansarbete.

Exempel på vad om kan uppnås av en sund onboardingprocess:

Skapa rimliga och tydliga förväntningar
Bygga relationer med nya medarbetare
Skapa förtroende för företaget och era värderingar
Skapa tydliga roller och ansvar
Säkerställa engagemang, prestation och långvarig anställning